Bevor ich losschreibe. Dies ist ein Jubiläumspost. Der 300ste!

Emails sind schon was Feines. Aber vielleicht kennt der Eine oder Andere das Problem, dass man mit Mail überflutet wird. Und dabei meine ich noch nicht mal Spam. Wird Zeit, dass sich daran was ändert. Hier einige Tipps…

Das ist mal ein Screenshot in Originagröße von meinem Mail App. Wie man sieht, nur die Aktuellen Heute angekommenen Mails sind im Posteingang. Um das hinzubekommen muss man zunächst mal eine Tatsase festhalten. Emails sind NUR ein Transportmittel für Informationen.

Um ein Überfluten des Posteingangs zu vermeiden sollten man sich eine Strategie überlegen. Diese losste aber möglichst simpel sein. Ich habe mir 5 Aktionen überlegt um mit ankommenden Mails umzugehen.

1. Löschen: Ja, Löschen! Viele Mails brauchen wir gar nicht erst zu lesen, um su wissen, dass sie gelöscht werden müssen. Das Meiste werden wir im Leben nie wieder Brauchen. Also anstatt Emails aufzubewahren und ständig in Ordnern umzusortieren einfach löschen. Bei mir ist es so, dass ich der Papierkorb automatisch von Emails die älter als einen Monat als sint entledigt. Was ich bis dann ich brauchte, brauche ich auch in Zukunft nicht!

2. Kurz antworten: Das meiste vom dem was wir nicht direkt Löschen ist mit einer kurzen Antwort getan. Also, direkt kurz antworten, statt es lange vor sich her zu schieben. Manchmal (z.B. bei persönlichen Mails) ist eine längere Antwort von nöten. In diesem Fall mache ich das wie Mails die unter die 5. Kategorie fallen.

3. Weiterleiten: Einiges betrifft uns nicht oder ist für jemand anders gedacht. Weiterleiten und gut ist.

4. Erledigen: Oft enthalten Mails auf Aufgaben, die erledigt werden müssen. Erledigen! Das meiste sind eh nur kleinigkeiten. Z.B. ein Termin eintragen. Eine Absprache. Oder sonst was. Schnell tun und Mail Löschen.

5. Aufbewarhen: Die aller wenigsten”  Mails sind es wert aufbewahrt werden zu müssen, weil sie wichtige Informationen enthalten (in diesem Fall würde ich den Imhalte der Mail wo anders speichern) oder weil wir es erst Später erledugen können. Für diesen Fall habe ich einen Ordner wo diese Mail rein kommen. Aber auch nur so lange, bis sie nicht mehr gebraucht werden. Dann werden sie gelöscht!

Eine Frage bleibt: Wie finde ich Mails, wenn sie nicht in Ordnern sortiert sind? Suchen statt sortieren! Einfach in das Suchfeld den Inhalt der Mail, Absender oder Betreff eingeben und das Mailprogram findet die Mail superschnell. Das ist übrigens sogar noch viel schneller als sich in den vielen Ordnern mit Mails zurecht zu finden.

Eine Aufgabe Bleibt: Man muss es tun!

So mache ich das jedenfalls. Und es funktioniert einwandfrei. Vielleicht kann es für manchen eine Hilfe sein, der in Mails grad untergeht.